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Software as a Service (SaaS) – Was ist SaaS und wie funktioniert es?

IT-Knowledge Base: Für IT-Interessierte & Unternehmen, die auf der Suche nach einem Managed Services Provider sind.

Die Welt der IT-Technologie entwickelt sich unaufhaltsam weiter. Schon in den 60er-Jahren existierte die Idee, geschäftliche Anwendungen zu hosten. Mit dem Aufstieg des Internets in den 90er-Jahren wurde das Konzept konkreter und die sogenannten Anwendungsdienstleister entstanden. Das Geschäftsmodell Software as a Service (SaaS) ist eine Weiterentwicklung davon und heutzutage weit verbreitet. Besonders in Unternehmen sind über das Internet bereitgestellte Anwendungen mittlerweile Standard und ersetzen den traditionellen physichen Softwarekauf. Auch für viele Privatpersonen ist die Zeit, in der Software über CD installiert wurde vorbei. Aber was verbirgt sich genau hinter dem Begriff SaaS und wie funktioniert es?

Definition – Was ist SaaS?

Die Abkürzung steht für „Software as a Service“ und bedeutet wörtlich übersetzt „Software als Dienstleistung“. Es handelt sich dabei also um eine Software, die von einem externen Dienstleister über das Internet erworben werden kann. Der Nutzer kann dann über das Internet von jedem Gerät aus auf die Software zugreifen. Adobe Photoshop, Microsoft 365 oder die Mediendatenbank 4ALLPORTAL sind gute Beispiele dafür. Die Anwendungen können in monatlichen oder jährlichen Abonnements gemietet werden und der Provider übernimmt alle relevanten Prozesse. Sobald gekündigt wird und die Restnutzungsdauer verstrichen ist, kann die Software nicht mehr verwendet werden. Durch die unkomplizierte Handhabung ist SaaS für viele Zielgruppen interessant – egal ob für private oder für geschäftliche Zwecke. Auch wenn SaaS besonders in der IT-Branche sehr bekannt ist, wird der Begriff häufig mit Cloud Computing verwechselt. SaaS ist allerdings nur ein Teilbereich des großen Konzeptes Cloud Computing. Dieser Oberbegriff umfasst alle Online-Angebote von Software, über Hardware, bis hin zur kompletten Infrastruktur-Konzept.

Beispiele für SaaS

SaaS hat sich bereits in vielen Bereichen etabliert und durchgesetzt. So wird das Konzept in Unternehmen beispielsweise häufig in den Bereichen Datenbanken, Customer Relationship Management (CRM), Collaboration, Gehaltsabrechnung, Finanzmanagement, Enterprise Resource Planning, Content Management, Document Editing oder E-Mail genutzt.

Wie wird SaaS bereitgestellt?

Die Voraussetzungen, um Cloud-Services nutzen zu können, beschränken sich auf ein internetfähiges Endgerät und natürlich den Zugang zum Internet. Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt über einen Browser und funktioniert meistens im Multi-Tenant-Konzept. Das heißt, die Software-Instanz bedient alle Clients des Service-Providers. Unternehmen, die SaaS verwenden, können bis zu einem bestimmten Maße die Konfigurationseinstellungen ändern und die Software an ihre speziellen Anforderungen anpassen. Wie auch bei anderen Cloud Technologien, muss für die Software monatlich oder jährlich eine Gebühr bezahlt werden. Die meisten SaaS-Provider rechnen anhand bestimmter Nutzungsparameter ab, zum Beispiel nach genutzter CPU-Stunde oder nach Datenmenge. Weitere gängige Preismodelle sind folgende:

Abrechnung Pro Benutzer/ Monat

Bei dieser Art der Kalkulation bezahlt der Servicenehmer eine monatliche Gebühr für jeden angemeldeten Benutzer. Dieser kann die Software, unabhängig von der Zeit und der Transaktion, im vollen Umfang nutzen.

Abrechnung nach Funktionsumfang

Dieses Preismodell ist eine Erweiterung des oben genannten: Der Servicenehmer zahlt ebenso ein monatliches Entgelt pro Benutzer, dieses wird aber anhand vom genutzten Funktionsumfang berechnet.

Freemium

Bei diesem Preismodell stellt der Anbieter eine Basis-Version der Software kostenlos zur Verfügung und ergänzt diese durch weitere, kostenpflichtige Services.

Abrechnung nach Anzahl der Transaktionen

Hierbei wird die Gebühr pro Transaktion abgerechnet. Der Nutzer kann auf einer Plattform eine Bestellung generieren und zahlt an den Servicegeber einen prozentualen Anteil des Verkaufspreises.

Der Servicenehmer zahlt also eine Gebühr und erhält dafür die entsprechende Software. Wartungen, Updates und Support sind inbegriffen und werden vom Software-Anbieter übernommen werden. Auch operative Dienstleistungen wie die Authentifizierung, Verfügbarkeit und Aktivitätsverantwortung gehören zu den Pflichten des Anbieters. Im Prinzip übernimmt er alle wesentlichen IT-Aufgaben.

Weitere Services in der Cloud

Software as a Service ist aber nur eine Möglichkeit Cloud Computing für die Herausforderungen der Unternehmens-IT zu nutzen. „Als Service“ sind außerdem weitere Modelle denkbar.

Infrastructure-as-a-Service (IaaS)

Dieses Servicemodell bietet dem Nutzer die Komponenten einer Rechenzentrumsinfrastruktur. Dazu gehören z.B. Hardware, Software, Rechenleistung und Speicherplatz. Der Zugriff erfolgt über privat oder öffentliche Netzwerke und die Installation kann vom Nutzer übernommen werden.

Platform-as-a-Service (PaaS)

Der Begriff PaaS bezeichnet eine Cloudumgebung, die mit allem ausgestattet ist, was für die Entwicklung einer neuen Software nötig ist. Der Kunde kann also Anwendungen entwickeln und verwalten, ohne selbst über die Infrastruktur zu verfügen. Die Entwicklung, die Debugging-Prozesse, öffentliche oder geschlossene Tests und die Auslieferung an den Endkunden sind in der Software enthalten. Die fertiggestellte Anwendung lässt sich für EndKunden dann als Software as a Service nutzen.

Desktop-as-a-Service (DaaS)

DaaS bezeichnet einen Cloud-Dienst, der virtuelle Desktops aus dem Netz bereitstellt. Der Zugriff erfolgt über ein Netzwerk und die Desktop-Infrastruktur kann unabhängig von dem Aufenthaltsort genutzt werden. Die Einrichtung, das Management und die Infrastruktur des Back-Ends übernimmt der Provider.

Managed Software-as-a-Service (MSaaS)

Hierbei werden IT-Anwendungen von Experten unterstützt und gepflegt. Es handelt sich dabei um wiederkehrende Services, wie z.B. Netzleistungen, Speicherplatz, Security oder das Monitoring von IT-Infrastrukturen. Der Nutzer überträgt dem Provider die wiederkehrenden IT-Services, um selbst effizienter zu arbeiten.

Security-as-a-Service (SECaaS)

Bei diesem Service stellt ein Anbieter über ein Abonnement die Nutzung seiner Sicherheitsdienste bereit. Das kann zum Beispiel eine Antivirus Software sein, ein Identity Management System wie bspw. Idaptive oder auch ein Service, bei dem sich der Anbieter um das Inhouse-Security-Management kümmert.

Database-as-a-Service (DBaaS)

Dies ist ein cloudbasierter Ansatz zur Verwaltung und Speicherung von Daten. Der Provider stellt Datenbanken zur Verfügung, auf die der Nutzer über das Netzwerk zugreifen kann. Außerdem stellt der Service weitere Funktionen, beispielsweise zur Überwachung der Datenbank oder zur Analyse von Daten, bereit.

Everything-as-a-Service (XaaS)

XaaS beschreibt ein Modell das verschiedene Services als Cloud-Dienstleistung bereitstellt oder aus dem Netz bezieht. Im Prinzip umfasst es die Modelle Software as a Service, Platform as a Service und Infrastructure as a Service und wird als Sammelbegriff für Services aus dem Netz verwendet.

SaaS in Unternehmen

Für die meisten Unternehmen sind SaaS-Lösungen mittlerweile ein fester Bestandteil der IT-Infrastruktur. Immer mehr verfolgen heutzutage einen Cloud-First-Ansatz und prüfen vor der Einführung neuer Services mögliche Cloud Bereitstellungsoptionen. Der tägliche Bedarf an großen Datenmengen und leistungsstarker Software steigt und deshalb wird die Geschäftswelt immer mehr an spezialisierte Dienstleister auslagern. Unternehmen, die bereits in Software-as-a-Service investiert haben, werden vermutlich in End-to-End Lösungen investieren, die es ihnen ermöglichen sich mehr auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Langfristige Partnerschaften mit Service-Anbietern werden zunehmen, aber auch die Anforderungen der Kunden wachsen und es müssen neue Innovationen entstehen. Auch jetzt schon kann SaaS für viele IT-Systeme verwendet werden. Applications, Data, Runtime, Middleware, Virtualisation, Servers, Storage und Networking sind nur ein kleiner Teil der vielen Möglichkeiten. Das SaaS-Modell eignet sich für jede Art von Unternehmen – egal ob Start Up oder globaler Konzern. Besonders für Kleinunternehmen entstehen dadurch Chancen, den zu Zeiten der Client-Server-Softwarepakete waren die großen Unternehmen deutlich im Vorteil. Interne IT-Experten für die Ausführung, Sicherheit und Wartung waren erforderlich und diese Investitionen konnten sich viele Kleinunternehmen nicht leisten. Mit SaaS ändern sich die Ausgangsbedingungen, denn der Infrastrukturbedarf wird zu einer monatlichen Betriebsausgabe, die je nach Anforderung und Entwicklung skalierbar ist. Allgemein hat das Geschäftsmodell SaaS viele Vorteile, die auch für große Unternehmen eine Rolle spielen.

Vorteile von SaaS

Zahlreiche Gründe veranlassen Unternehmen auf cloudbasierte SaaS-Lösungen zu setzen. Die höhere Effizienz und Wirtschaftlichkeit sind dabei nur zwei Aspekte. Auch die Skalierbarkeit, der Remote-Zugriff auf Services und automatische Updates steigern die Attraktivität des Geschäftsmodells. Weitere Vorteile sind:

Geringes Investitionsrisiko

Der Servicenehmer benötigt keinerlei Hardware für die Softwareeinführung. Außerdem fallen keine Kosten für die Wartung und den Support an. Im Allgemeinen sind die Einrichtungskosten für SaaS-Anwendungen sehr gering.

Transparente IT-Kosten

In der Regel wird nur für die tatsächliche Nutzung der Software gezahlt.

Beschleunigte Implementierung

SaaS-Lösungen sind meisten standardisiert und dadurch kann die Konfiguration und das Set-up schneller bei einem neuen Kunden realisiert werden, als beim traditionellen Lizenzkauf.

Verringerung der IT-Prozesskomplexität

Die Prozesskomplexität wird ausgelagert, da Wartungsarbeiten, Updates und andere IT-Aufgaben von Service-Anbietern übernommen werden.

Mobilität

Da der Softwarezugriff über das Internet erfolgt, kann der Servicenehmer zu jeder Zeit und ortsunabhängig auf das System zugreifen.

 Konzentration auf das Kerngeschäft

Die IT-Infrastruktur wird ausgelagert, die Unternehmen können die IT-Aufgaben umgehen und sich auf das konzentrieren, was sie besonders gut können.

Nachteile und Risiken von SaaS

Neben den genannten Vorteilen sollten Unternehmen aber auch die Nachteile und Risiken von SaaS im Blick haben:

Abhängigkeit vom Servicegeber

Da der Servicenehmer nicht der Eigentümer der Software ist, steht er in einem Abhängigkeitsverhältnis. Dadurch können Gefahren entstehen z. B. wenn der Servicegeber insolvent geht und das System abgeschaltet werden muss. Auch in Hinsicht auf neue Funktionen, Sicherheitspatches und Wartungen sind die Unternehmen von den Servicegebern abhängig.

Geringere Datenübertragungsgeschwindigkeit

Zur Nutzung der Software benötigt der Nutzer eine funktionierende Internetverbindung. Viele SaaS-Betreiber bieten zwar Offlinemodi an, aber für die optimale Nutzung wird eine konstante und schnelle Internetverbindung vorausgesetzt, Anpassungen der Übertragungsgeschwindigkeit sind nicht möglich.

Geringere Anpassungsmöglichkeiten

Die SaaS-Lösungen sind standardisiert und bieten deshalb wenige Anpassungsmöglichkeiten des Funktionsumfangs – es sei denn man ist bereit dafür extra Geld in die Hand zu nehmen.

Geringere Daten- und Transaktionssicherheit

Die Datensicherheit ist ein wichtiger Aspekt und spielt bei SaaS-Lösungen eine besonders große Rolle. Die vertraulichen Daten befinden sich bei dem Service-Anbieter und müssen mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden. Bevor die Entscheidung für einen SaaS-Anbieter fällt, sollte unter anderem geprüft werden ob sie in dieser Hinsicht durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert wurden.

Datenschutz und SaaS

Aber wieso ist der Datenschutz bei SaaS überhaupt so wichtig? Der Ursprung liegt in den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Je nachdem welches SaaS-Modell genutzt wird, kann es sein, dass Daten nicht mehr auf eigenen Rechnern, sondern bei den Service-Anbietern liegen. Dadurch entsteht zwischen dem Kunden und dem Service-Anbieter eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Das heißt, die Daten werden im Auftrag verarbeitet, der Kunde des Service-Anbieters bleibt für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung voll verantwortlich und hat eine Kontrollpflicht. Die Einhaltung bestimmter Anforderungen können zum Beispiel über Zertifikate zugesichert werden. Der Kunde bleibt immer Eigentümer der Daten und im Falle eines Vertragsendes erfolgt die Löschung beim Service-Anbieter. Auch der Vertrag zwischen SaaS-Anbietern und Kunden muss eine DSGVO konforme Regelung zur Auftragsverarbeitung beinhalten oder es muss ein zusätzlicher Vertrag dazu aufgesetzt werden. Sollte dies nicht der Fall sein, drohen für den Kunden und den Anbieter empfindliche Bußgelder von bis zu 10 Mio. €. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ist daher unverzichtbar und die Wahl eines professionellen Anbieters umso wichtiger.

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